Produktivität erhöhen mit OneNote

Produktivität erhöhen mit OneNote

Ich habe neulich in der Schule eine Firma(StarterKits.CH) als Wirtschaftprojekt gegründet. Dabei habe ich als CFO/COO angefangen OneNote zu benutzten und ich bin jetzt nach nur einige Wochen von diesem Tool völlig überzeugt.
Daher wollte ich nun einen Blog dazu schreiben.
Der Blog ist für jeden gedacht, von Anfänger bis tägliche Nutzer, es gibt sicher für jeder etwas was er noch nicht kennt!

Tutorial

Mein Tutorial wird folgende Themen beinhalten:

  • Basics
  • Vorlagen/Hintergrund
  • Ton Aufnahmen
  • Screen Clipping
  • Bild zu Text Konvertierung
  • Rechtschreibkontrolle abschalten
  • Repl.it
  • OneNote Tricks mit Outlook
  • OneNote Tricks mit Excel

Basics:

Wenn man noch keine Ahnung hat, was OneNote ist oder wofür man es brauchen kann, würde ich empfehlen als aller erst, der 2 minutigen Video von Microsoft selber zu schauen:

Video: Support Office – Get started with OneNote

Im Video erklären sie das Grundkonzept sehr gut, aber ich habe noch ein paar zusätzliche Punkte:

  • Da die Notizen im Microsoft Cloud (One Drive) gespeichert, ist der Speicher Vorgang und Verwaltung ganz anders zu andere Dateien wie zum Beispiel Word Dokumente.
    Das kann sehr verwirrend sein, auf jedem Fall war es verwirrend für mich wenn ich meine erste Begegnungen mit OneNote gehabt habe.
    Es gibt keinen normalen “Speichern” Knopf und wie lang man auch sucht, findet man nur ein “Exportieren” Knopf mit dem “Speichern” Icon, aber kein “Speichern”.

    – Ja wie speichere ich denn?
    Gar nicht, das wird alles automatische gemacht.
    So schnell man eine Änderung gemacht hat, kommt ein kleines Icon neben der Notizbuch hinzu. Diesen Symbol teilt mit, dass das Notizbuch zum Cloud synchronisiert wird.Ja was ist wenn ich keine Internetverbindung habe?
    Denn werden die Änderung lokal im Hintergrund (auch automatisch) gespeichert und so schnell man wieder eine Internet Verbindung hat, wird es automatisch synchronisiert.

    saving-files
    Speichern in OneNote
    Legende: 1 – Kein Speicher Icon vorhanden; 2 – Speichern Icon, aber mit “Exportieren”; 3 – Synchronisierung-Icon
  • Surface + OneNote = Productivity overload
    Mit dem Surface und vorallem den Surface Stift, öffnet sich ganz neuen Türen, Skizze werden zu Alltag, und der Verschwendete Zeit im Zug wird zu einem Eingeplante Zeit für die Arbeit.
    (Das Surface kann auch durch ein Samsung Note oder ein anderes Tablet mit Stift ersetzt werden)Ich selber, benutzte mein Computer/Laptop um Sachen aufzuschreiben, ein Surface um Skizzen zu Zeichnen und mein Handy um meine Notizen/Tasks zu kontrollieren.

Hintergrund & Vorlagen

Hintergrund

Es gibt einige, die nur ein blanken, leeren, weissen Hintergrund haben möchten und dann gibt es diejenigen die ein pinken Hintergrund mit Rändern wollen.
In OneNote kann man den Hintergrund persönlich gestalten und als Vorlage oder einfach für einzeln Seiten benutzten.

hintergrund
Pink + Kariert & Weiss + Blank

Vorlagen

Das es Vorlagen gibt, weiss ich selber erst seit eine Woche, also habe ich gedacht dass es sicher mehrere Leute gibt, die Vorlagen noch nicht kennen.

Es gibt verschiedene Vorlagen und auch wenn sie keine Wunderwerke sind, können sie ganz sicher, einen den Alltag vereinfachen.
Wenn man mit den Vorlagen nicht zufrieden ist, hat man auch die Möglichkeit eine eigene Vorlage zu erstellen, die ganz benutzerdefiniert sein kann.

Wenn man will, kann man eine Vorlage als Standardvorlage setzen, die denn für jede neue Seite automatisch angewendet wird.

Um eine Vorlage hinzuzufügen muss man nur Auf “Einfügen” -> “Seitenvorlagen” und dann eine Vorlage auswählen.

vorlage-seite-erstellen
Seitenvorlage hinzufügen

Ich persönlich benutze die Vorlage “Informelle Sitzungsnotizen” in meine Firma, als Protokoll und Notizen für unsere Weekly Meetings.

template-weekly-meetings
“Informelle Sitzungsnotizen”

Ton Aufnahme:

Die Ton Aufnahme, ist ebenfalls eine Funktion, die mir erst in der letzten Zeit aufgefallen ist. Da wir in unsere Firma viel Gespräche aufnehmen, ist das etwas was ich sicher im nächsten Meeting mit meine Kollegen besprechen werde.

Mit dieser Funktion kann man ganz einfach, egal ob mit Tablet/Handy/Laptop, egal ob mit externe oder mit interne Mikrofon Ton aufnehmen und direkt im OneNote speichern.

Um eine Ton Aufnahme aufzunehmen und speichern, muss man auf “Einfügen” -> “Audio aufnehmen” und dann fangt die Aufnahme schon an.

audio-aufnahmen
Ton Aufnahme

Screen Clipping

Mit OneNote bekommt man ein Tool der einen ein Screen Shot von ein Teil des Bildschirms zu erstellen und gerade zu einem beliebigen OneNote Seite schicken lässt oder einfach zum Clipboard kopieren.

Die meisten kennen Snipping Tool schon und das ist mehr oder weniger das gleiche, aber mit dem screen clipping Tool von OneNote kann es gerade zu einem beliebigen OneNote senden, was bei Snipping Tool und ähnliche nicht der Fall ist.
Ausserdem kann man das screen clipping Tool ganz einfach mit der Tastenkombination: “WIN-Taste” + “SHIFT” + “S” aufrufen.

Ich habe den Bildern in diesem Blog Post fast ausschliesslich mit dem OneNote screen clipping Tool gemacht.

screen-clipping
Clipping Tool auf meinen Webseite (StarterKits.CH) benutzt

Bild zu Text

Ein sehr cooles Feature in OneNote ist der Bild zu Text konverter.

Das heisst OCR (Optical Charachter Recognition) und gibt dir die Möglichkeit, statt ein Text von ein Blatt aufzuschreiben, einfach kurz zu fotografieren und dann konvertieren.

Den Text aus ein Bild zu kopieren ist ganz einfach, einfach ein Rechtsklick auf dem Bild und dann “Text aus Bild kopieren” wählen.

ocr
Text aus Bild kopieren

Das Resultat hat bei guten Bildern eine Genauigkeit zwischen 90% und 100%.
Hier ein kleines Beispiel, ich habe mit mein Handy direkt von OneNote aus, ein Foto von ein Blatt Papier gemacht und dann auf dem Desktop das Bild zu Text konvertiert.

Ich habe nichts geändert, nur ein paar Zeilenumbrüche hinzugefügt.

ocr-result
Bild zu Text in Action

Rechtschreibkontrolle abschalten

Weil man in OnoNote eben Note(s) macht und nicht Dokumentationen schreibt, ist es einen meisten nicht so Wichtig ob die Rechtschreibung stimmt oder nicht. Was auch ein Thema ist, ist dass man bei Notizen viel “Slang” benutzt und vielleicht mehrere Sprachen in einem Text benutzt.

Deswegen macht ein Rechtschreibkontrolle nicht so viel Sinn, und meistens stört sie mehr als sie etwas bringt.

Die Einstellungen zum Rechtschreibkontrolle findet man unter “Datei” -> “Optionen” -> “Dokumentprüfung”.
Ich persönlich benutzte folgende Einstellung:

rechtschreibung
Meine Einstellungen

Repl.it

Als Kurzbeschreibung ist Repl.it ein online Compiler, die mehrere Sprachen unterstützt, aber für diejenigen die Repl.it noch nicht kennen, würde ich ein Besuch auf ihr Help Page empfehlen: https://repl.it/help

Am 7. September 2016, hat Microsoft ein neues Update ausgegeben, in diesem Update kann man Repl.It INNERHALB von OneNote benutzten.

“Das ist sicher sehr kompliziert einzubinden?”
– Nein gar nicht, einfach ein Projekt in repl.it und dann den Share-Link in OneNote einkopieren, und schon hat man ein Compiler innerhalb von OneNote!

Mit diesem neuen Feature sind einfachen Demos und das Beibringen vom Programmieren viel einfacher.

repl-it-onenote
repl.it in OneNote

OneNote Tricks mit Outlook

Um den Produktivität noch zu erhöhen, hat Microsoft ein Plugin für Outlook entwickelt. Mit diesem Plugin kann man:

  • Emails direkt an eine spezifische Seite in OneNote für Überarbeitung oder Dokumentation senden.
  • Notizen für Sitzungen/Termine erstellen und mit den anderen Teilnehmer teilen.
  • Task List in Outlook mit OneNote verbinden.

Emails zu OneNote senden

Vielleicht arbeitet man an ein Projekt und der Projekt Leiter schickt dir ein neuen Termin für das nächste Update. Dann kann man das Email nach OneNote schicken, die essentielle Teilen davon nehmen und Dokumentieren.

Ein weiters Beispiel ist wenn man in der Produktion arbeitet und ein Mail bekommt mit der neue Bestellung, dieser kann man dann auch in OneNote dokumentieren, so dass man alle Bestellungen am gleichen Ort hat.

Das Vorgehen ist auch hier ganz einfach, wenn man das Mail offen hat, muss man nur auf dem “OneNote” Knopf unter “Start” -> “Verschieben” klicken und der Gewünschte Speicherort auswählen.

outlook-send-to-onenote
Mail an OneNote senden
result-mail-2-onenote
Resultat in OneOnte

Notizen für Sitzungen/Termine

Wenn man eine Sitzung mit zum Beispiel das Entwicklungsteam erstellt, kann man ein statischer Text dazu Schreiben und  mit der Termin in Outlook mitschicken.
Mit dem OneNote Plugin kann man ein Link zu eine OneNote Seite mitschicken, wo nicht nur ein Text beinhalten kann, sondern ein Excel Sheet, Skizzen, Bilder oder eben ein repl.it Projekt beinhalten kann, die auch während der Sitzung von allen angeschaut und geändert werden kann.

Und um das Feature zu benutzten, muss man wieder ganz einfach auf das OneNote Icon klicken mit den Titel “Besprechungsnotizen” und dann eine Seite oder Abschnitt auswählen.

besprechungsnotizen
Besprechungsnotiz hinzufügen

Task List in Outlook mit OneNote verbinden

Das ist ein sehr gutes Feature wenn man die Outlook Task List benutzt, aber das Thema ist ziemlich gross und weil ich das selber nicht benutzte, habe ich ein ausführliche Blog gesucht, von Jemand die sich mit dem Thema auseinander setzt und gut erklären kann.

Blog Tutorial Task List:  Turn Outlook to a Projectmanaging Tool with OneNote (ENGLISH)

OneNote Tricks mit Excel

Ich bin der CFO meiner Firma und muss unsere Ausgaben/Einnahmen dokumentieren und im Auge behalten. Dafür ist die Excel Integration in OneNote super, ich kann meine Kollegen ein OneNote senden, indem ich ausser die gewöhnlich Sachen wie Traktanden und sonstige Information, eine Excel Tabelle und zwei Diagramme einbinden, so dass ich während dem Meeting die anderen zeigen kann, wo wir zu viel Geld ausgeben und wie viel Geld wir gemacht haben.

Hier noch der Erklärung von Microsoft selber: Microsoft Office Support – Create Excel Sheet in OneNote